Digitalisation d’un cabinet médical indépendant, à Toulouse

Anticiper la croissance et intégrer les nouvelles technologies au parcours patient

 La demande du cabinet médical

Dans le cadre de la modernisation de leurs pratiques, le groupe d'anesthésistes indépendant a sollicité LSD Consulting afin de mettre en place des outils digitaux adaptés à la pratique actuelle et future de leur activité médicales et administratives. 

Les associés souhaitent sécuriser la rentabilité du cabinet, prévenir les risques financiers, opérationnels et humains, et préparer le transfert de l’activité dans un nouvel ensemble immobilier, en s’appuyant sur un pilotage plus structuré et sur la digitalisation du parcours de consultation.

Audit et actions mises en place dans le cabinet médical, situé à Toulouse

Diagnostic et déploiement de la transformation

L’accompagnement s’est divisé en plusieurs étapes:

Des enjeux structurels à identifier: le 360°

  • Sécuriser et améliorer la performance globale du service d’anesthésie par un diagnostic à 360° et un plan de transformation opérationnel.
  • Structurer l’organisation et le management du secrétariat.
  • Fiabiliser et optimiser la facturation et le suivi de trésorerie.
  • Préparer la digitalisation et la montée en puissance de la consultation externe (parcours patient, outils, postes d’assistantes médicales, déménagement).

A l'issue de l'audit, des outils d'aide à la décision et de hiérarchisation des priorités ont été mis à disposition de l'équipe dirigeante afin de faciliter les choix stratégiques.

Digitalisation et optimisation de la consultation externe

  • Cartographie complète du parcours patient en consultation d’anesthésie .
  • Harmonisation de l’utilisation des outils digitaux et SI, et des écarts de pratiques entre services,
  • Définition fonctionnel des workflow concernés par la digitalisation et planification des déploiements.
  • Benchmark et support décisionnel pour le choix de la chaîne de valeur digitale du service

Au-delà des aspects techniques et fonctionnels, la digitalisation a été fait en mode projet, novateur pour le cabinet. Une organisation agile a été privilégiée pour cet accompagnement.

Plan de transformation RH prioritaire

  • Plan de communication structuré
  • Coaching de la manager de proximité
  • Mise en place de rituels managériaux et d’actions visant à réduire durablement les irritants
  • Formation et coaching au management d'équipes pour la manager et l'équipe de direction

L'accompagnement au changement et à la transformation des équipes s'est fait via une solution de management de transition.

Bilan de l’accompagnement

Les migrations se sont déroulées avec une continuité d’activité garantie malgré un timing serré. Les équipes ont été formées et informées dans les temps nécessaires pour la prise en main. 

Le cabinet a pu qualifier son besoin, sur-mesure, au plus près de ses contraintes et pratiques opérationnelles. Une vision claire de leur architecture et du pilotage budgétaire est désormais à leur disposition.

Les équipes se sont appropriées les rituels managériaux et les fondamentaux de la gestion et pilotage d'un collectif.

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